Privacy Regeling Moove Connected Mobility B.V.

Inleiding

Moove Connected Mobility B.V. (“Moove”) is een expert op het gebied van automotive telematica. In samenwerking met onder andere onze partner Geotab Inc. (“Geotab”) verbinden wij voertuigen met internet en ontsluiten wij een breed scala aan relevante data. Die data zijn afkomstig uit het motormanagement (on board diagnostics) en uit aanvullende devices en sensoren (internet of things).

Op basis van deze gegevens, die wij voor onze klanten inzichtelijk maken via op maat gemaakte interfaces en dashboards, de zogenaamde “Connected Mobility Diensten”, stelt Moove leasemaatschappijen, verzekeraars en andere wagenparkbeheerders in staat hun bedrijfsvoering bij te sturen en daarmee de veiligheid op de weg te verbeteren, onderhoud aan voertuigen efficiënter te kunnen (laten) uitvoeren en / of het milieu minder te belasten.

Moove is gevestigd in ‘s-Gravenhage. Onze contactgegevens zijn als volgt:

Bezoekadres:
Moove Connected Mobility B.V. Telefoon: +31 (0) 30 202 4520
Stadsplateau 11 E-mail: info@mooveconnected.com
3521 AZ Utrecht

Postadres:
Moove Connected Mobility B.V.
Postbus 30503
3503 AH Utrecht

Moove verwerkt en verzamelt persoonlijke gegevens, waaronder (mogelijk) ook gegevens van u. Dat doen wij in de meeste gevallen op basis van overeenkomsten met onze klanten, die in de zin van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (“AVG”) als verwerkingsverantwoordelijken kunnen worden beschouwd en vanuit die rol ook het doel en de middelen voor de verwerking en verzameling van persoonlijke gegevens vaststellen. Verwerken wij ook uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld omdat u door onze klant als de feitelijk gebruiker bent aangewezen van een voertuig dat tot de vloot van voertuigen van de klant behoort (hierna te noemen: de “Vloot”) en door ons op verzoek van de klant door middel van één van onze Connected Mobility Diensten met het internet verbonden is, bent u betrokkene in de zin van de AVG en is deze Privacy Regeling ook op u van toepassing.

De verwerking en verzameling van uw persoonlijke gegevens vormt een belangrijk onderdeel van de levering van onze producten en diensten. Moove is er, als verwerker van uw persoonlijke gegevens, voor verantwoordelijk om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Daarbij zullen wij voldoen aan de eisen van de AVG. Bovendien willen wij transparant zijn over de soorten gegevens die wij in dat geval van u verwerken en verzamelen, de doeleinden en grondslagen voor die verwerking, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft ten aanzien van uw eigen gegevens. Door middel van deze Privacy Regeling informeren wij u hier graag over. Heeft u na het lezen van deze Privacy Regeling nog vragen? Neemt u dan gerust contact met ons op. Dat kan door onze Data Protection Officer te benaderen via het hierboven genoemde e-mail-adres en telefoonnummer, of door een brief te sturen aan het hierboven genoemde postadres.

  1. Soorten gegevens

1.1 Moove streeft ernaar alleen persoonlijke gegevens te verwerken die vereist, relevant en niet buitensporig zijn in verhouding tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer een functie of Connected Mobility Dienst met anonieme gegevens kan worden gerealiseerd, zullen wij uw persoonlijke gegevens proberen te anonimiseren. Zolang anonieme of niet-persoonlijke gegevens met uw persoonlijke gegevens gecombineerd worden, zullen wij deze als persoonlijke gegevens behandelen.

1.2 Afhankelijk van de Connected Mobility Dienst die wij onze klant leveren, verwerken wij (mogelijk) de volgende, door de klant of (indirect) door u verstrekte persoonlijke gegevens van u:

  • uw contactgegevens, zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres;
  • uw leeftijd en geslacht;
  • gegevens met betrekking tot uw rijbewijs;
  • gegevens over uw dienstverband, beroep en werkgever;
  • het kenteken, voertuigidentificatienummer en gegevens met betrekking tot het voertuig dat door u gebruikt wordt, zoals de aanschafdatum, kilometerstand, gegevens met betrekking tot eerder uitgevoerd onderhoud en schades, etc.;
  • locatiegegevens van het voertuig, gegenereerd door middel van door u zelf actief uitgevoerde handelingen, zoals navigatiehulp, in het navigatiesysteem ingevoerde zoekopdrachten, etc.;

Het door u gebruikte voertuig verzamelt daarnaast automatisch gegevens die niet rechtstreeks een persoonlijk verband met u hebben. Deze door het voertuig of door een ten behoeve van de Connected Mobility Diensten in het voertuig geïnstalleerde dongle geregistreerde gegevens zijn doorgaans aan het kenteken of aan het voertuigidentificatienummer van het voertuig gekoppeld en kunnen hierdoor toch naar u herleidbaar zijn en om die reden als persoonlijke gegevens beschouwd worden. De door het voertuig geregistreerde gegevens kunnen de volgende gegevens omvatten:

  • (technische) gegevens met betrekking tot veiligheid, zoals informatie omtrent de activering van airbags en gordelspanners, ramen en deuren die wel of niet gesloten zijn, etc.;
  • (technische) gegevens met betrekking tot de status van de motor, de besturing, de remmen, onderhoud, het aantal nog resterende kilometers en maanden voor het volgende onderhoud, etc.;
  • rijgegevens, zoals snelheid, gebruik van rem- en gaspedalen, richting van het voertuig, brandstofverbruik, hoeveel brandstof een voertuig nog heeft, rijduur, etc.;
  • locatiegegevens, zoals de daadwerkelijke positie van het voertuig op dat moment, bepaling van de zone waarin het voertuig zich bevindt, geofencing, etc.;
  • omgevingsgegevens, zoals de buitentemperatuur; en
  • alle andere gegevens die benodigd zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klant en verbetering van onze voertuiggebonden informatie- en (mobiele) elektronische communicatiediensten, waaronder tevens die gegevens begrepen zijn die een koppeling mogelijk maken tussen de berijder van een voertuig en het voertuig.
  1. Doelen van en rechtsgronden voor de verwerking van gegevens

2.1 Wij verwerken en verzamelen uw persoonlijke gegevens in de eerste plaats om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij met onze klant hebben en die er op gericht is om de veiligheid op de weg te verbeteren, onderhoud aan voertuigen efficiënter te kunnen (laten) uitvoeren en / of het milieu minder te belasten. Het kan ook zo zijn dat wettelijke verplichtingen ons noodzaken uw persoonlijke gegevens te bewaren. In het kader van onze bedrijfsvoering kunnen de door het voertuig geregistreerde gegevens voorts door ons gebruikt worden om (nieuwe) mobiliteitsdiensten aan onze klant aan te kunnen bieden, ter verbetering en / of (verdere) ontwikkeling van de huidige aan onze klant verleende, of toekomstig aan onze klant te verlenen diensten en voor andere functionaliteiten die voor de klant relevant kunnen zijn, ten behoeve van analyse doeleinden en / of voor het doen van onderzoek. Wij gaan er bij het verzamelen en verwerken van uw persoonlijke gegevens vanuit dat onze klant (i) zich in voldoende mate vergewist heeft van uw belangen, (ii) uw belangen, en zijn eigen -legitieme- belangen bij de verzameling en verwerking van uw persoonlijke gegevens afdoende tegen elkaar afgewogen heeft en (iii) daarbij gemotiveerd de keuze heeft kunnen maken dat hij een gerechtvaardigd belang heeft om uw gegevens op deze gronden en ten behoeve van deze doeleinden te verwerken. U kunt het verzamelen en verwerken van uw persoonlijke gegevens overigens altijd inperken door gebruik te maken van de rechten die de AVG u geeft.

  1. Opslag en bewaartermijn van persoonlijke gegevens

3.1 Onze klant dient, als verwerkingsverantwoordelijke een verwerkingsregister bij te houden van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden.

3.2 Wij bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zolang en voor zover wij deze nodig hebben om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst met onze klant, voor onze bedrijfsvoering, gedurende de tijd die vereist is om onze wettelijke verplichtingen na te komen, dan wel gedurende maximaal de voor ons geldende wettelijke bewaartermijnen.

  1. Informatie, wijziging, verwijdering en bezwaar

4.1 Moove streeft ernaar dat uw persoonlijke gegevens juist en actueel zijn. Wij zullen te allen tijde proberen om onjuiste en onvolledige persoonlijke gegevens te verwijderen of te wijzigen. Uw persoonlijke gegevens behoren u toe en u heeft dan ook specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Hierover kunt u altijd contact met ons opnemen maar veelal zult u hiertoe bij onze klant, die als verwerkingsverantwoordelijke wordt beschouwd, te rade moeten gaan. In voorkomende gevallen zullen wij u dan ook naar betreffende klant doorverwijzen.

4.2 Dat geldt zeker (ook) voor de volgende onderwerpen:

  • of wij uw persoonlijke gegevens verwerken;
  • de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken;
  • inzage in de persoonlijke gegevens die wij van u verwerken;
  • bezwaren tegen het verwerken van uw persoonlijke gegevens;
  • aanpassing van uw persoonlijke gegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn verwerkt;
  • beperking van uw persoonlijke gegevens;
  • verwijdering (wissen) van uw persoonlijke gegevens; en
  • overdracht van uw persoonlijke gegevens aan uzelf of aan een andere organisatie op uw verzoek.

Vragen over de inhoud van deze Privacy Regeling kunt u natuurlijk altijd bij ons kwijt. De contactgegevens van onze Data Protection Officer heeft u hierboven al aan kunnen treffen.

4.3 Indien een voertuig dat door ons met het internet verbonden is meerdere berijders kent, kunt u als betrokkene (en enkel als dat ook technisch mogelijk is) alleen inzage krijgen in uw eigen persoonlijke gegevens. Bij een verzoek om inzage dient u dan ook de periode of periodes te benoemen en aannemelijk te maken waarin u de feitelijke berijder van het betreffende voertuig was.

4.4 Het doorvoeren van een wijziging of het verwijderen van persoonlijke gegevens is (technisch) misschien niet altijd mogelijk. In dergelijke gevallen zullen wij u gemotiveerd laten weten waarom de door u gewenste wijziging of verwijdering niet mogelijk is. Indien mogelijk en wenselijk zullen wij alsdan apart aantekening houden van de door u gewenste correcties.

  1. Beveiliging van uw gegevens

5.1 Moove streeft ernaar die technische en organisatorische maatregelen te treffen en te implementeren die nodig zijn om uw persoonlijke gegevens te beveiligen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, onopzettelijk verlies, onbedoelde wijziging, onbevoegde openbaarmaking of beschikbaarstelling en alle andere vormen van onrechtmatige verwerking. Wij gaan hierbij uit van de maatregelen die op basis van de stand van de techniek redelijkerwijs van ons mogen worden verwacht.

  1. Verstrekken van gegevens aan derden

6.1 Wij verstrekken uw persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen wij wel doen als zo’n verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonlijke gegevens (zoals in artikel 2 van deze Privacy Regeling is weergegeven en enkel indien en zodra de Klant daar zijn akkoord aan heeft gegeven), als wij of de partijen die betrokken zijn bij een goede uitvoering van de overeenkomst met de klant daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, om onze rechten of die van de partijen die betrokken zijn bij een goede uitvoering van de overeenkomst met de klant te beschermen en verdedigen, om de persoonlijke veiligheid van (de medewerkers van) Moove of de partijen die betrokken zijn bij een goede uitvoering van de overeenkomst met de klant veilig te stellen, of als u ons daarvoor toestemming hebt gegeven.

6.2 Ten behoeve van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van de producten en diensten die wij onze klant verlenen, verstrekken wij uw persoonlijke gegevens (mogelijk) ook aan de volgende personen of partijen:

  • externe partijen die gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerken, zoals Geotab;
  • externe partijen die (op verzoek van de klant) betrokken zijn of dienen te worden om een goede uitvoering van de met onze klant gesloten overeenkomst te kunnen bewerkstelligen, zoals bijvoorbeeld schade-experts, accountants, logistieke dienstverleners, leveranciers van soft- en hardware, etc..

Verwerking zal overigens niet buiten tot de Europese Unie behorende landen plaatsvinden, tenzij deze minimaal evenveel waarborg bieden als de Europese Unie en schriftelijk met de klant overeengekomen is dat verwerking ook in die landen mag plaatsvinden, zoals ingeval van Geotab, dat haar hoofdkantoor in Canada heeft.

6.3 Externe partijen die de persoonlijke gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerken, dan wel daar met onze instemming toegang toe hebben, doen dit uitsluitend voor de doeleinden en onder de voorwaarden die wij met de klant en vervolgens met deze externe partijen hebben afgesproken. Dit leggen wij vast in schriftelijke (sub)verwerkingsovereenkomsten die er tevens voor zorgen dat deze externe partijen tenminste dezelfde plichten op zich nemen als wij met onze Klant zijn overeengekomen. Bovendien verplichten wij deze externe partijen daarmee veilig en vertrouwelijk om te gaan met de door ons verstrekte gegevens.

6.4 Wij behouden ons het recht voor om geaggregeerde (niet persoonlijk herleidbare) informatie die wij in het kader van onze dienstverlening aan de klant hebben verkregen, voor welk doel dan ook met derden te delen.

  1. Wijzigingen van de Privacy Regeling

7.1 Het kan voorkomen dat wij deze Privacy Regeling in de toekomst wijzigen. Op onze website vindt u steeds de meest actuele regeling. Onderaan deze Privacy Regeling is de laatste datum van wijziging weergegeven. Indien en zodra wij wijzigingen hebben aangebracht in onze Privacy Regeling zullen wij een aangepaste versie van deze regeling beschikbaar stellen op onze website.

  1. Klachtrecht

8.1 Bent u het niet eens met de wijze waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken of omgaan met uw rechten als betrokkene? Neem dan in ieder geval contact met ons op via onze Data Protection Officer. Dat kan via het hierboven reeds genoemde e-mail-adres en telefoonnummer of door een brief te sturen aan het aldaar ook genoemde postadres.

8.2 Wanneer u er met ons niet uitkomt dan kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt daartoe de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen ( www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Waar in deze Privacy Regeling gerefereerd wordt aan bepalingen uit de AVG, worden tot 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Wet bescherming persoonlijke gegevens (Wbp) bedoeld.

Moove Connected Mobility B.V.
‘s-Gravenhage, april 2018